Kreditkarten für Mitarbeiter: ein klassisches Problem
Außendienst, Projektarbeit, Geschäftsreisen:
Viele Unternehmen stehen vor der gleichen Herausforderung.
Nicht jeder Mitarbeiter soll oder kann eine Firmenkreditkarte erhalten.
Bargeld mitzugeben ist unpraktisch.
Vorauslagen müssen gesammelt, geprüft und rückerstattet werden.
Belege fehlen. Abrechnungen dauern. Die Buchhaltung hinkt hinterher.
Kurz gesagt: Dezentrale Ausgaben verursachen unnötigen Aufwand.
Mit Odoo 19 gibt es dafür erstmals eine durchgängige Lösung direkt im ERP: die Odoo Expense Card.
Bild: odoo.com
Die Odoo Expense Card (Debitkarte)
Mit Odoo 19 führt Odoo eine integrierte Debitkarte für Mitarbeiter ein – die Odoo Expense Card.
Sie wird in Zusammenarbeit mit Stripe Issuing (Mastercard) bereitgestellt und ist:
physisch oder virtuell nutzbar
direkt mit Odoo verbunden
für beliebig viele Mitarbeiter erstellbar
Jede Zahlung wird automatisch in Odoo erfasst und der entsprechende Beleg direkt beim Mitarbeiter angefordert.
- Keine Excel-Listen.
- Keine manuelle Spesenerfassung.
- Keine Nachbuchungen.
Video: odoo.com
So funktioniert die Odoo Expense Card in der Praxis
1. Karten flexibel für Mitarbeiter erstellen
Für jeden Mitarbeiter kann eine eigene Karte angelegt werden – mit individuellem Namen und klaren Regeln:
Guthaben pro Zeitraum (z. B. monatlich)
Limit pro Einkauf
Einsatz nur für bestimmte Kategorien oder Projekte
So bleibt volle Kontrolle – ohne operative Einschränkungen.
2. Automatische Belegerfassung
Sobald mit der Karte bezahlt wird:
erscheint die Ausgabe sofort in Odoo
wird der Mitarbeiter automatisch aufgefordert, den Beleg hochzuladen
ist die Ausgabe direkt der richtigen Kostenstelle zugeordnet
Die Buchhaltung arbeitet immer mit vollständigen Daten.
3. Direkte Integration in Buchhaltung & Reporting
Alle Kartenzahlungen fließen ohne Schnittstellen in:
Odoo Accounting
Kostenstellen
Auswertungen & Reports
Welche Vorteile bringt das mit sich?
jederzeit aktueller Überblick über Ausgaben
kein Rückzahlungsprozess für Mitarbeitervorauslagen
saubere, nachvollziehbare Buchungen
4. Sicherheit & Kontrolle in Echtzeit
Wenn ein Mitarbeiter:
das Unternehmen verlässt
keine Ausgaben mehr tätigen soll
das Budget ausgeschöpft ist
→ Karte mit einem Klick deaktivieren.
Sekundenschnell und ohne Bankkontakt möglich.
Einrichtung der Expense Card in Odoo 19
Die Einführung der neuen Kartenfunktion in Odoo 19 ist denkbar einfach:
- Upgrade auf Odoo 19 durchführen
- Im Modul „Ausgaben“ (Expenses) den Bereich „Odoo Cards“ aktivieren.
- Die Karte über Stripe Issuing beantragen.
- Mitarbeiter entscheidet: physische Karte oder digitale Karte fürs Smartphone-Wallet
- Kartenlimits, Benutzerrechte und Kategorien festlegen.
- Karte verwenden – Zahlungen erscheinen automatisch in Odoo.
Mit diesen wenigen Schritten ist Ihr Unternehmen bereit für ein vollständig digitales Ausgabenmanagement.
Bild: odoo.com
Die Vorteile auf einen Blick
Keine Barauslagen mehr
Keine Rückzahlungen an Mitarbeiter
Belege landen zuverlässig in der Buchhaltung
Volle Transparenz über alle Kosten – 24/7
Weniger Aufwand für Finance & HR
Mit der Odoo Expense Card werden Ausgabenprozesse endlich so digital, wie sie sein sollten: Keine Zettelwirtschaft, kein manuelles Nachtragen, keine komplizierten Abstimmungen zwischen Finanzabteilung und Mitarbeitenden. Alles geschieht in Echtzeit, integriert in Ihr ERP.
Als erfahrener Odoo Gold Partner unterstützen wir Sie gerne bei der Implementierung und Anpassung Ihres Odoo Systems.
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